Back office koordinátor/ka – administrativa, tabulky a klientská podpora

Back office koordinátor/ka – administrativa, tabulky a klientská podpora

Plný úvazek | Praha – přímo u metra Muzeum/Můstek | ACT holding

Máte rádi pořádek v datech, tabulkách a rozpracovaných úkolech? Baví Vás, když z chaosu vznikne přehled, systém a jasný výsledek? Chcete být u rozvoje firmy a dělat práci, která nezapadne, ale bude skutečně vidět?

Do naší firmy ACT holding hledáme člověka, který nám pomůže držet back office pod kontrolou – v datech, úkolech, termínech, návaznostech i klientské komunikaci.

Nejde o klasickou pozici asistentky ani o běžný zákaznický servis. Hledáme člověka, který má rád čísla, tabulky a pořádek, ale zároveň se nebojí zvednout telefon, ověřit stav věci a profesionálně si vyžádat další krok od kolegy, dodavatele nebo klienta.

Budete blízko vedení firmy a budete pracovat na věcech, které mají skutečný dopad na fungování provozu. Vaše práce nebude jen „přepisování údajů“ nebo odpovídání na e-maily. Budete člověk, díky kterému se důležité úkoly neztrácí a dotahují, data sedí a tým má lepší přehled o tom, co je hotové, co chybí a co je potřeba posunout dál.

Jak bude přibližně rozdělená Vaše práce

60 % systém, dotahování úkolů a data

Vaším hlavním úkolem nebude „dělat tabulky“. Vaším hlavním úkolem bude držet systém. Budete hlídat rozpracované úkoly, termíny, follow-upy a návaznosti. Budete kontrolovat, co je hotové, co chybí, kde vznikla chyba a kdo má udělat další krok. Součástí práce bude dohledávání informací, pomáhat s plněním úkolu, upozorňování na nedotažené věci a pomoc s tím, aby se důležité úkoly neztrácely.

Excel nebo Google Sheets pro Vás budou důležitým nástrojem, ne cílem práce. Budete v nich připravovat a kontrolovat přehledy, jednoduché statistiky a podklady pro vedení firmy tak, aby bylo jasné, podle čeho se rozhodujeme.

25 % operativní úkoly a zlepšování provozu
Součástí práce budou také menší spolupráce na zlepšování interních postupů a procesu, pomoc s praktickými věcmi a ad hoc úkoly, které běžný provoz přináší.

15 % komunikace, klienti a podpora provozu

Podle potřeby budete pomáhat provoznímu týmu a klientské podpoře. To znamená komunikaci se zákazníky, pomoc s rezervacemi, zpracování požadavků, komunikaci s dodavateli a běžnou back office agendu.

Poměr administrativy a komunikace se může měnit podle sezony a aktuálního vytížení týmu.

Koho hledáme

Hledáme člověka, kterému vyhovuje různorodá práce a dokáže propojit přesnost v administrativě, logické uvažování, práci s tabulkami a dle potřeby profesionální komunikaci s lidmi.

Potřebujeme někoho, koho zajímá skutečný výsledek – tedy jestli je věc dotažená, chyba opravená, informace dohledaná, podklad připravený a další krok jasný.

Ideální kandidát/ka:

• přemýšlí logicky a samostatně,
• miluje samostatnost a nečeká na přesné zadání každého kroku,
• když vidí problém, snaží se navrhnout řešení,
• má přirozený smysl pro pořádek a systém,
• umí pracovat s Excelem nebo Google Sheets,
• zvládá běžnou práci s daty, filtrování, třídění, základní vzorce a ideálně i funkce typu SVYHLEDAT/XLOOKUP nebo kontingenční tabulky,
• dokáže si práci zorganizovat a hlídat termíny,
• je důsledný/á ve follow-upech a umí se profesionálně připomenout, když něco není hotové,
• zvládne komunikaci s kolegy, klienty i dodavateli a umí být asertivní,
• vyhledává různorodou práci,
• chce vidět reálný dopad své práce na fungování firmy a výsledky.

Pro koho tato pozice není

Pozice není vhodná pro člověka, který hledá klidnou, stereotypní administrativu bez odpovědnosti, nechce pracovat s tabulkami nebo mu vadí urgovat ostatní lidi.

Stejně tak nehledáme čistého obchodníka ani člověka pouze do zákaznického servisu, který nechce vidět Excel ani z dálky a celý den by si rád jenom povídál.

Tato role je pro člověka, který zvládne kombinaci: administrativa, data, tabulky, follow-upy, komunikace a praktická podpora provozu.

Co Vám nabídneme

• zodpovědnou a různorodou roli na plný úvazek ve stabilní firmě,
• práci blízko vedení firmy,
• možnost vidět a podílet se na reálném fungování byznysu a provozu,
• práci, kde bude výsledek skutečně vidět,
• prostor pro samostatnost a vlastní návrhy na zlepšení,
• férové jednání a jasná očekávání,
• kancelář v centru Prahy přímo u metra Muzeum/Můstek a kousek od Hlavního nádraží,
• práci s moderními nástroji, jako je Google Workspace a interní systémy,
• výkonnostní bonusy podle výsledků a přínosu.
• možnost zapůjčení firemního vozu za zvýhodněných podmínek a další bonusy

Jak se přihlásit

Pošlete nám prosím životopis a odpověďi na těchto 5 otázek. Pomůže nám to lépe poznat Váš způsob přemýšlení, práci s prioritami a to, zda Vám tato kombinovaná role bude sedět. :

1. Co Vás v práci nejvíce naplňuje a u jakého typu úkolů máte pocit, že jste opravdu dobrý/á?
2. Jakou máte zkušenost s Excelem, Google Sheets nebo jinými tabulkovými nástroji? Uveďte prosím konkrétní příklad, například jaké funkce běžně používáte.
3. Co Vám více sedí: práce s daty a administrativou, nebo komunikace se zákazníky? Proč?
4. Jaký systém používáte pro hlídání svých úkolů, termínů a follow-upů?
5. Čím Vás tato role a náš inzerát zaujaly?

Odpovědi na otázky jsou pro nás důležitou součástí prvního výběru. Reakce bez odpovědí na tyto otázky proto nebudeme moci zařadit do dalšího posouzení.